Protocol per verificar l’accessibilitat dels documents PDF amb l’objectiu de complir la normativa legal vigent i garantir l’accés universal a la informació
Les administracions públiques, amb l’objectiu de garantir l’accés a la informació, estan obligades legalment a assegurar que els seus documents digitals, com ara els PDFs, siguin accessibles per a totes les persones, incloent-hi les persones amb discapacitat.
Això es fa en compliment de diverses lleis d’accessibilitat, transparència i drets de les persones amb discapacitat, així com de les normes tècniques associades (Web Content Accessibility Guidelines 2.1 i UNE-EN 301 549).
Aquest protocol està destinat tant a professionals externs (dissenyadors, consultors, periodistes, etc.) com al personal de la Diputació de Girona, i detalla els passos per verificar l’accessibilitat dels documents PDF amb l’objectiu de complir la normativa legal vigent i garantir l’accés universal a la informació.
Per ajudar a garantir la creació de continguts digitals accessibles i complir les normatives vigents, l’Oficina de Difusió posa a disposició de tots els interessats un repositori de recursos sobre accessibilitat digital (difusio.ddgi.cat/recursos/a11y). Aquest espai centralitzat ofereix guies, eines i materials pràctics que faciliten la incorporació de bones pràctiques d’accessibilitat en la creació de documents i llocs web.
La web no només proporciona informació tècnica, sinó que també està dissenyada per ajudar els professionals a entendre per què l’accessibilitat és crucial i quins beneficis aporta, tant per a l’organització com per als usuaris finals (una millor experiència d’usuari, més inclusió i el compliment legal).
El procés es divideix en dues fases:
Aquesta doble revisió assegura que es redueixin els errors i es garanteixi l’accés universal a la informació, a fi de complir la normativa legal vigent i facilitar una experiència d'usuari inclusiva per a tothom.
En aquesta primera fase es fa una avalució preliminar del document per part del seu creador.
Els passos a seguir són diferents en base a si es disposa o no del programari Adobe Acrobat Pro (no confondre amb el visor gratuït Adobe Acrobat Reader)
En aquesta fase es fa una avaluació automàtica del document amb Adobe Acrobat Pro. L’avaluació permet identificar i resoldre problemes comuns d’accessibilitat en els PDFs.
Aquesta és l’opció preferent en el cas de proveïdors externs, ja que la majoria de professionals disposen d’aquest programari.
Passos:
En cas de no disposar del programari Adobe Acrobat Pro, s’ha d’optar per una verificació manual en el document d’origen sobre la base d’una llista de comprovacions. Aquest pas és previ a l’exportació en PDF.
Aquesta és l’opció per a la majoria de personal de la Diputació, que pot generar PDFs a partir de documents Word o en altres formats ofimàtics, però no disposa de l’Adobe Acrobat Pro per poder validar-los automàticament.
En el repositori de recursos sobre accessibilitat digital (difusio.ddgi.cat/recursos/a11y) es troben diferents guies per crear documents accessibles tenint en compte diferents formats d’origen.
Tot i que les eines de verificació automàtica són útils per detectar problemes bàsics d’accessibilitat, tenen limitacions importants i no poden identificar molts dels problemes que afecten realment l’experiència de l’usuari.
Només poden detectar errors tècnics, però no poden interpretar si el contingut és adequat o comprensible. Per exemple, poden comprovar si una imatge té text alternatiu, però no si aquest text és descriptiu i realment útil per a l’usuari.
Per aquest motiu, és imprescindible complementar la verificació preliminar amb una revisió manual experta. D’aquesta manera, garantirem que el document compleix tots els requisits d’accessibilitat.
Aquesta revisió l’ha de fer l’URA (Unitat Responsable d’Accessibilitat) de l’Oficina de Difusió de la Diputació de Girona. Passos:
Un PDF accessible ha de garantir que totes les persones, independentment de les seves capacitats, puguin accedir a la informació que conté i comprendre-la.
Així doncs, un PDF accessible és el que permet a les persones amb discapacitat accedir al seu contingut utilitzant tecnologies d’assistència, com ara lectors de pantalla, lupes digitals o teclats adaptats.
Perquè un PDF sigui considerat accessible, ha de complir una sèrie de característiques específiques que asseguren que tot el seu contingut és comprensible i navegable per a tothom:
El PDF ha d’incloure una estructura d’etiquetatge (tags) clara i coherent. Aquestes etiquetes defineixen l’ordre i la relació dels elements del document, i permeten la navegació pel contingut i la seva comprensió.
Si el document té més de 9 pàgines, ha de disposar d’un menú de marcadors (bookmarks).
Les metadades del PDF han de contenir un títol que reflecteixi adequadament el contingut del document.
El contingut del document s’ha de poder llegir en l’ordre correcte. És a dir, quan es llegeix amb un lector de pantalla o es navega per teclat, el flux del text ha de seguir la seqüència lògica que seguiria un lector sense discapacitat.
Les imatges han d’anar acompanyades d’un text alternatiu (ALT Text) que descrigui de manera adequada el seu contingut.
El text dels enllaços dins del PDF ha de ser descriptiu. Per tant, cal evitar l’ús exclusiu de la URL o expressions del tipus «cliqueu aquí».
Els encapçalaments (H1, H2, H3, etc.) s’han d’etiquetar correctament per definir la jerarquia del contingut del document i facilitar una navegació ràpida i lògica.
Les taules s’han d’etiquetar adequadament per reflectir correctament la relació entre les files i les columnes. S’ha d’evitar l’ús de taules només amb finalitats de disseny.
El contrast entre el text i el fons ha de ser suficientment alt per garantir la llegibilitat del document. No s’ha de confiar únicament en el color per transmetre informació, ja que les persones amb discapacitat visual o daltonisme poden no percebre correctament aquestes diferències.
Els formularis han de contenir camps amb etiquetes adequades, que expliquin el que ha d’introduir l’usuari, i han de facilitar que es pugui navegar pels camps utilitzant el teclat.
La llengua del document s’ha d’especificar perquè els lectors de pantalla puguin utilitzar la veu adequada per a la lectura del contingut.
Totes les funcionalitats del document han de ser accessibles mitjançant el teclat, sense necessitat d’utilitzar el ratolí.
Aquesta Llei regula el dret de les persones amb discapacitat a accedir a la informació en igualtat de condicions. Concretament, estableix que totes les comunicacions i serveis públics han de ser accessibles per a tothom, incloent-hi els documents en format electrònic o PDF.
Així mateix, assegura el dret d’accessibilitat universal a la informació i la comunicació, així com als serveis públics.
Aquesta Llei exigeix que la informació pública sigui fàcilment accessible per a tothom. Això inclou la necessitat de fer accessibles els documents que es posen a disposició del públic, com ara els PDFs, i garanteix que les persones amb discapacitat hi tinguin accés en condicions d’igualtat, per complir amb el dret d’accés universal a la informació.
Aquest Reial decret implementa la Directiva (UE) 2016/2102 i regula l’accessibilitat dels llocs web i les aplicacions mòbils del sector públic a Espanya.
Exigeix que les administracions públiques facin accessible qualsevol contingut digital que pugui ser necessari per al ciutadà, independentment de la seva discapacitat.
Estableix que tots els continguts digitals i documents annexats a llocs web públics, incloent-hi PDFs, han de ser accessibles d’acord amb les normes WCAG 2.1.
Aquesta norma és la referència tècnica que estableix els requisits d’accessibilitat en matèria de tecnologia de la informació i la comunicació. Les administracions públiques estan obligades a complir aquests requisits tècnics.
Està alineada amb les WCAG 2.1 i estableix requisits per a la creació de continguts accessibles en formats electrònics, tant per a webs com per a altres suports digitals.