Guia per crear documents de Microsoft Word accessibles

Proporcionar un títol i una breu descripció del contingut ajudarà les persones a identificar el document. Aquesta informació s'emmagatzema a les metadades del fitxer a les quals es pot accedir mitjançant un programari d'assistència o des de les propietats del document.

Les metadades s'han d'afegir al diàleg Informació del document Word.

Metadades obligatòries:

• Títol: títol complet del document
• Tema: breu descripció, en poques paraules, del contingut del document.
• Autor: Diputació de Girona. Nom del departament o organisme.

Com afegir metadades:

1. Al menú Fitxer, apartat Informació, seleccioneu Propietats, i en el desplegable Propietats avançades.
2. Introduïu Títol, Tema, Autor i qualsevol altra informació que es consideri important.
3. Modifiqueu la resta de metadades en cas que no siguin correctes.

És necessari identificar els idiomes en què està escrit el document. Cal indicar l’idioma principal i si hi ha seccions en altres idiomes, també cal indicar-ho.

Actualment, els lectors de pantalla no poden determinar en quin idioma està escrit un document o si l’idioma canvia dins d’aquest document.

Si no s’estableix l’idioma adequat, és molt probable que els lectors de pantalla pronunciïn incorrectament les paraules del text i que el significat de la informació que es transmet es pugui mal interpretar.

Com definir l'idioma principal:

1. Seleccioneu tot el text (tecla Control+E).
2. Feu clic al menú Revisió i, a continuació Llengua.
3. En el desplegable seleccioneu Defineix la llengua de correcció.
4. Escolliu l'idioma

Com definir l'idioma d'un fragment de text:

1. Seleccioneu el fragment de text
2. Feu clic al menú Revisió i, a continuació Llengua.
3. En el desplegable seleccioneu Defineix la llengua de correcció.
4. Escolliu l'idioma

Els usuaris de lectors de pantalla tenen la possibilitat de navegar per documents llargs mitjançant l'estructura d'encapçalaments, permetent-los saltar directament a una secció específica del document.

Una bona estructura d'encapçalaments (títols) és sovint el criteri d'accessibilitat més important als documents de Word.

És imprescindible que els títols es defineixin amb el panell Estils, mai canviat directament font, mida o color.

Escriviu encapçalaments únics i descriptius que permetin als usuaris entendre clarament en quina part es troben.

Creeu un esquema jeràrquic de títols. Utilitzeu un "Títol 1" per a l'encapçalament del contingut principal, i després un "Títol 2" per als encapçalaments de la secció principal, a continuació un "Títol 3", etc.

Com aplicar estils d'encapçalament:

1. Seleccioneu el text de l'encapçalament.
2. A la pestanya Inici, al grup Estils, seleccioneu l' estil de capçalera adequat, Estil H1, Estil H2, etc.

Com veure l'estructura d'encapçalaments:

1. En el menú Visualització seleccioneu la opció Subfinestra de navegació
2. El Panell de Navegació apareixerà a l'esquerre del document. Seleccioneu Títols.

Es recomana que les tipografies emprades siguin fàcils de llegir i comprensibles. Això afecta a la mida i a la família de tipografies.

Tot i que no hi ha una opció de lletra correcta definitiva per a l'accessibilitat, generalment es recomana que s'utilitzi un tipus de lletra sans serif, com ara Arial, Calibri, Helvetica, Open Sans o similar per al text del document.

Es recomana utilitzar una mida de lletra entre 12 i 14 punts per garantir la llegibilitat. del text principal.
El mínim que es permet és 10 punts.

Eviteu escriure TÍTOLS O TEXTOS TOT EN MAJUSCULES i l'excés de cursives, ja que poden dificultar la lectura de la informació per a algunes persones.

Eviteu utilitzar textos subratllats. Només subratlleu paraules quan siguin enllaços.

Intenteu mantenir els paràgrafs raonablement curts.

No utilitzeu caixes de text perquè el seu contingut no és interpretat pels lectors de pantalla.

No inseriu línies en blanc addicionals per afegir més espai entre paràgrafs

Les plantilles per documents Word facilitades per l'Oficina de Difusió ja tenen configurat l'espaiat correcte entre paràgrafs.

Utilitzeu un salt de pàgina quan vulgueu iniciar una pàgina nova al document, en lloc de diverses línies en blanc després del text.

Com afegir més espai entre paràgrafs:

1. Seleccioneu el text.
2. Cliqueu botó dret sobre la selecció de text.
3. Seleccioneu Paràgraf... en el desplegable.
4. A la pestanya Sagnia i espaiat, al grup Espaiat, modifiqueu Anterior i/o Posterior

Com crear un salt de pàgina:

1. Col·loqueu el cursor en el lloc on voleu iniciar la pàgina nova.
2. Premeu alhora les tecles Control + Intro.

Una taula de continguts (també conegut com sumari o índex) facilitarà la navegació a tothom.

L'ús d'estils d'encapçalaments per als encapçalaments de secció permet que Word creï automàticament una taula de continguts. Cada element de la taula de continguts actua com un enllaç, permetent al lector saltar directament a la secció desitjada en lloc d'haver de cercar pel document.

Es considera un document llarg a partir de 9 pàgines.

Com afegir una taula de continguts:

1. Assegureu-vos que heu utilitzat estils d'encapçalament per als títols d'apartats i seccions.
2. Situeu el cursor on vulgueu crear la taula de continguts
3. En el menú Referències desplegueu Index de continguts i escolliu Tabla automàtica 1.
4. La taula es col·locarà on teníeu el cursor. Podeu moure-la o editar el títol si ho necessiteu.
5. Per actualitzar-la (títols apartats o numero de la pàgina), seleccioneu-la i cliqueu Actualitza la taula...

El text de l’enllaç ha de ser únic dins d’una pàgina i ha de ser significatiu quan es llegeix fora de context per ajudar els usuaris a saber alguna cosa sobre la destinació si hi fan clic.

Els lectors de pantalla poden extreure una llista d'enllaços d'un document. Els enllaços com "feu clic aquí" no proporcionen cap informació sobre la seva destinació quan es treuen del contingut del document. Utilitzeu text descriptiu per els enllaços, com ara "Podeu trobar més informació al lloc web del departament X" per transmetre informació clara i precisa sobre la destinació.

En general, s’han d’evitar les URL com a text d’enllaç. Són difícils d’entendre per als usuaris de lectors de pantalla i difícils d’expressar per als usuaris de programes de reconeixement de veu.
Si es vol afegir la URL, fer-ho a continuació de l'enllaç, sense enllaçar i el més curt possible (sense http://).

Exemple recomanat:
Text descriptiu de l'enllaç (www.ddgi.cat/servei/elquesigui)

Com afegir un l'enllaç

1. Seleccioneu el text al qual voleu afegir l'enllaç i, a continuació, feu clic amb el botó dret.
2. Seleccioneu Enllaç en el desplegable.
3. Apareixerà el quadre de diàleg Insereix enllaç.
4. El text que heu seleccionat es mostra al camp Text per mostrar.
5. Al camp Adreça, introduïu l'adreça de destinació de l'enllaç.

Les taules són útils per comunicar les relacions entre dades, especialment quan aquestes relacions es poden expressar millor en una matriu de files i columnes. Les taules no s’han d’utilitzar per controlar la disposició del text.

Si les vostres dades es presenten millor en una taula, intenteu que la taula sigui senzilla. Si la taula és complexa, considereu la possibilitat de dividir-la en taules més petites i inserir un encapçalament en cadascuna.

Les aplicacions de lector de pantalla fan un seguiment de la seva ubicació en una taula comptant cel·les de la taula. Eviteu taules incrustades dins d'una altra taula, cel·les fusionades, cel·les dividides i cel·les en blanc.

Una de les claus per fer accessibles les taules de dades és identificar clarament les capçaleres de columnes i files mitjançant les eines que facilita el Word.

Repetim: Les taules només s'han d'utilitzar per a dades i informació tabular.
Mai s’han d’utilitzar per maquetar els continguts, és preferible fer llistes, paràgrafs, títols, etc.

Com crear taules accessibles:

1. En el menú Inserció, cliqueu a Taula i creeu-la visualment o indicant nombre de files i columnes.
2. Seleccioneu la taula. Assegureu-vos que, en el menú Disseny, la opció Fila de capçalera esta activada.
3. Seleccioneu les cel·les de la primera fila, la fila de capçaleres.
4. Feu clic amb el botó dret sobre la selecció de cel·les. Seleccioneu Propietats de taula en el desplegable.
5. Seleccioneu pestanya Fila.
6. Desactiveu opció "Permet dividir les files entre pàgines".
7. Activeu opció "Repeteix com a fila de capçalera al principi de cada pàgina" (predeterminadament està al revés)

Sempre que el contingut es pugui descriure com una llista d’elements és preferible mostrar-lo en format llista. El Word ofereix  controls per inserir llistes no ordenades (amb vinyetes) i llistes ordenades (amb números).

Quan creeu un contingut, és important reconèixer si es tracta d’una llista d’elements. Un cop creada, els lectors de pantalla poden identificar-la i proporcionar informació addicional útil als seus usuaris, com ara el nombre d’elements que conté. Les llistes d’elements faciliten la navegació a aquests usuaris, ja que poden anar fàcilment d’element a element clicant una sola tecla.

Eviteu fer paràgrafs que semblin llistes escrivint manualment símbols o números.
Formateu el text d'una llista amb els botons de llista.

Com crear llistes :

1. Seleccioneu els elements del text que voleu convertir en llista.
2. Cliqueu el boto de llista, numerada o no, de la barra d'eines Inici

Com crear llistes anidades (subllistes):

1. Seleccioneu els elements de la llista que voleu anidar
2. Feu servir els botons de sagnia de la barra d'eines Inici, per augmentar o reduir sagnia, o premeu la tecla "Tabulador" (augmentar sagnia) o "Majúscules + Tabulador" (reduir sagnia).

Assegureu-vos un nivell de contrast suficient entre el color del text i el del fons. Això és vàlid per als vostres textos, però també per a icones, botons i altres elements gràfics.

Nivells de contrast mínim:
4,5:1 per a text de mida normal.
3:1 per a components de text i interfície grans o elements gràfics que transmeten informació.

Text negre sobre fons blanc és el màxim contrast (21:1)

Si s'utilitzen imatges de fons assegureu-vos que no redueixin la claredat del text.

Com comprovar el contrast de color:

1. Accedeix a: Contrast ratio
2. Indica el color del text i el color del fons

1. Alternativa 1: Color Contrast Checker
2. Alternativa 2: Contrast Checker

Podeu utilitzar el color per representar o complementar la informació, però assegureu-vos que el significat no depèn només del color.

Les persones cegues, amb baixa visió o daltònics poden tenir dificultats per entendre la informació que només es representa amb el color.

Per exemple, utilitzar text verd per a respostes positives i text vermell per a respostes negatives en un document seria inadequat per a algú amb daltonisme..

Afegiu text alternatiu a les imatges que transmeten informació, de manera que els lectors de pantalla puguin llegir el text per descriure la imatge als usuaris que no poden veure la imatge.

Si la vostra imatge és purament decorativa, podeu marcar-la com a tal o escrivint dues cometes "" com a text alternatiu (depenent de la versió de Word).

Eviteu utilitzar text dins de les imatges com a únic mètode per transmetre informació important. Si heu d'utilitzar una imatge amb text, repetiu la informació en el text del document o al text alternatiu.

Com afegir text alternatiu a les imatges:

Office 2019 o Microsoft 365

1. Seleccioneu una imatge i, a la pestanya Format, feu clic al botó Alt Text.
2. Alternativament, feu clic amb el botó dret a una imatge i seleccioneu Edita el text alternatiu.
3. Escriviu el text alternatiu necessari.

Office 2016

1. Feu clic amb el botó dret a una imatge.
2. Seleccioneu Format imatge > Disseny i propietats.
3. Seleccioneu Alt Text.
4. Escriviu una descripció (el camp de descripció és el text que llegirà el lector de pantalla).

Igual que amb les imatges i tot el contingut visual, els gràfics han de tenir un text alternatiu.

Escriviu un títol i una descripció/resum del que es mostra en el gràfic.

El camp de descripció és el text que llegirà el lector de pantalla.

Com afegir text alternatiu a un gràfic:

1. Feu clic amb el botó dret sobre un gràfic.
2. Seleccioneu Format de l'àrea de gràfic en el desplegable.
3. Seleccioneu boto Disseny i propietats.
4. Ompliu títol i descripció.

Igual que amb les imatges i la resta de contingut visual, les taules han de tenir un text alternatiu.

Escriviu un títol i una descripció/resum del que es mostra a la taula.

El camp de descripció és el text que llegirà el lector de pantalla.

Com afegir text alternatiu a una taula:

1. Feu clic amb el botó dret sobre una taula.
2. Seleccioneu Propietats de taula en el desplegable.
3. Seleccioneu pestanya Text alternatiu.
4. Ompliu títol i descripció.

Abans de finalitzar el document, executeu el Comprovador d'accessibilitat, que enumerarà els principals problemes d'accessibilitat al vostre document.

Els problemes detectats es classifiquen com a errors, advertiments o informacions. Els errors s'han de corregir per garantir que el vostre document sigui accessible. Els advertiments i informacions són perills potencials, no prioritaris, que poden necessitar una comprovació manual.

Com comprovar l'accessibilitat:

1. Feu clic a Fitxer i, a continuació, a Informació.
2. Feu clic al botó Comprova si hi ha problemes.
3. Al menú desplegable Comprova si hi ha problemes, selecciona Comprova l'accessibilitat.
4. El panell de tasques del Comprovador d'accessibilitat apareix al costat del vostre contingut i mostra Errors i Advertències detectats.
5. Corregiu tots els problemes identificats com a Errors i si és possible també les advertències.

Tot i que la majoria de la gent utilitza o té accés a Microsoft Office, el PDF és un format més genèric per a la distribució de documents.

Qualsevol funció d'accessibilitat utilitzada als vostres documents de Word es conservarà quan exporteu correctament el document a PDF.

Com exportar a PDF:

1. A la pestanya Fitxer, feu clic a Exporta.
2. Seleccioneu Crea un PDF/XPS.
3. Cliqueu al boto Opcions.
4. Assegureu-vos que estan activades les opcions "Crea marcadors amb Títols", "Propietats del document" i "Etiquetes d'estructura del document per a accessibilitat".
5. Assegureu-vos que esta desactivada l'opció "Inclou el text en un mapa de bits quan les fonts no estiguin incrustades".